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企业差旅不应忽视风险管理
来源:中华工商网文雪梅2017-08-03 11:07:57
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     近两年来发生了一系列引起公众关注的突发事件,例如发生在巴黎、布鲁塞尔和伊斯坦布尔的恐怖袭击,日本、厄瓜多尔、缅甸的地震等。这些事件对本地人、游客和商务旅行者等各行各业的人士都产生了很大的影响。尽管如此,全球商务旅行协会(GBTA)的研究表明,2015年商务旅行花费以1.25万亿美元打破记录,且预计 2019年此项花费还将进一步增长5.8%

    最近布鲁塞尔爆炸事件发生以后,GBTA还指出,28%的企业提到,他们或者没有风险管理计划,或者不确定是否有风险管理计划。但是,旅行的安全顾虑不应限制于那些发生率极低的灾难,而是应该对一些看似风险较低的事件有所警觉,如常见的疾病、犯罪案件、交通事故和盗窃等。因此,企业应该制定有效的差旅风险管理政策,在危机发生的时候为商务旅行者提供帮助。实际上,如果企业不能为出差员工提供帮助的话,企业将不仅负有法律责任,还将损坏声誉,最终影响公司形象。

    鉴于此,FCM Travel Solutions亚洲区总经理Bertrand Saillet提出几点可以帮助企业为其差旅员工提供旅行安全保障的建议。

 

为企业制定差旅风险管理计划

 

    在完整的差旅管理计划中,社会和道德元素已不再仅仅是“锦上添花”的事情。在如今竞争日益激烈的商业环境中,商务旅行越来越频繁,而如何保障出差员工的出行健康和安全也日益显得尤为重要。此外,企业内部各部门(人力资源、法律、医疗、安全和采购)之间的协作也成为成功建立确保出差人员安全、舒适的差旅政策的必要环节。

    企业一旦了解了计划的重要性,就必须确定如何制定这个计划。更为重要的是,企业应该如何执行这个计划。例如,企业是否有包含出差人员可能会遇到所有风险的计划?是否有明确规定在发生不测的情况下保护出差人员的策略?是否有其它外部机构提供重要服务作为计划的补充,比如旅行安排、医疗援助、住宿、交通等?员工是否能够轻松获取计划内容,是否了解计划对他们的影响?企业是否有追踪海外出差人员的机制作为额外的措施,关注他们的安全?所有这些都是企业在准备差旅风险管理计划时应该考虑的一些重要环节。

 

让出差员工了解差旅风险管理计划

 

    许多企业都犯了这样的错误,即没有让出差员工在去国外出差之前及之后了解出差注意事项。例如有些员工自己安排出行,但是不知道自己企业的差旅政策内容。此外,企业应该对出差人员进行其它培训,如学习网上旅行风险课程、了解如何避免及降低医疗风险、特定国家跨文化培训以及旅行前目的地风险评估等等。

    尽管对于制定这个计划的人来说,这是员工管理中一件辛苦而重大的事情,但是这项任务越来越重要。实际上,GBTA一项最新调查结果显示,商务旅行者很大程度上希望遵守公司的规定和指导方针,愿意通过公司指定的渠道进行预订,努力遵守规则。因此,企业的责任是确保出差人员在海外出差时尽可能地做好充分准备。

 

充分利用现代科技

 

    现代科技可以让每个人无论走到哪里都能随时随地获取最新信息。那么对于企业的出差人员自然也不例外。最新的趋势是使用手机应用程序来帮助商务旅行者获取有关自己行程的实时信息。

    比如,离开机场乘坐出租车的时候,差旅管理手机应用告知商旅旅行者应避开哪些道路,以便顺利到达他们的下一个目的地。FCM Travel Solutions的差旅应用软件可以让企业的出差员工在某个地点进行“签到”,以便公司了解员工所在的地点,这对于那些高风险地区来说非常重要。该应用还可以提醒经常出差的员工下一次的旅行时间,并实时分享他们旅行目的地的信息。利用这种数字科技的企业将能够为员工提供更愉快的差旅体验。

 

继续发展商务旅行

 

    在当今时代,由于更多新型威胁的出现,致使商旅旅行者越来越敏感。了解了这些风险之后,他们希望企业能够采取必要措施,确保他们得到出行健康和安全的保障。而且,即使在安全方面具有良好记录的企业,其现在的差旅管理政策中也难免存在疏漏,因此企业应该保持警惕,避免出现意外。

    经济的全球化不会令商务旅行在短期内迅速减少,而现代企业更应该开始采取措施,有力确保差旅风险管理政策的到位,保护企业的利益,以及其更重要的资产——商务旅行者的利益。(责任编辑 文雪梅)

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